A Beszerzési és készletgazdálkodási osztály feladata és felelõssége

A Beszerzési és készletgazdálkodás önálló osztály. Az osztályvezetõ irányításával, a Gazdasági igazgató közvetlen alárendeltségében látják el feladatukat.

Feladata:

Az osztály feladata a beszerzés és anyaggazdálkodás.
Az Intézet mûködéséhez szükséges anyagok beszerzésétõl a felhasználásuk ellenõrzéséig tartó, szervezési, ügyviteli, gazdálkodási tevékenységek összessége.
Az anyaggazdálkodás (ellátási logisztika) valamennyi gazdálkodási szinten folyó tevékenység, a gazdasági tervek és programok fontos eleme.

Beszerzés-anyaggazdálkodás:

A logisztikai folyamat részei:

• Anyagokra vonatkozóan információk begyûjtése
• Készletszintek éves tervezése
• Szállítási szerzõdések megkötése, megrendelések, eseti vásárlások bonyolítása
• A vásárolt (átvett) anyagok szakszerû kezelése, készletezése
• Nyilvántartások készítése, a bizonylati fegyelem ellenõrzése
• Készletszintek folyamatos figyelése
• Elfekvõ készletek feltárása
• Beszerzési, logisztikai megállapodásokkal az intézeti anyagellátás elõsegítése.
  

Az anyaggazdálkodással szemben támasztott követelmények:

Az ellátási lánc akkor funkcionál megfelelõen, ha az a mûködés és egyéb tevékenység tervszerû folytatásához szükséges anyagokat gazdaságos módon biztosítja, az alábbi követelményeknek megfelelõen:

• Az anyagokat olyan idõpontban és mennyiségben kell biztosítani, hogy azok hiánya a folyamatos üzemeltetésben fennakadást ne idézzen elõ.
• Az anyagokat a legkedvezõbb árfeltételeket biztosító beszerzési forrásból kell megrendelni és megvásárolni.
• Az anyagokat mennyiségi és minõségi megfelelés szempontjából folyamatosan ellenõrizni kell.
• A raktárakban olyan mennyiségû anyagot kell készletezni, amely a folyamatos mûködéshez szükséges.
• Biztosítani kell az anyagkészletek állagának megóvását (fizikai és kémiai károsodás megelõzése).
• Biztosított legyen az Intézeti vagyonvédelem (zárhatóság, a bizonylati rend és fegyelem érvényesítése).
• Az anyagokról és minden anyagváltozásról teljes körû és hitelt érdemlõ nyilvántartás álljon rendelkezése.

Az anyaggazdálkodás alapelvei:

• Az anyaggazdálkodásnak biztosítani kell a mûködéshez szükséges anyagokat megfelelõ mennyiségben és minõségben.
• Az anyagszükséglet számításokat pontos felhasználási normák alapján kell elvégezni.
• Megfelelõ „törzskészletek” biztosításával lehetõvé kell tenni a zavartalan folyamatos mûködést, ugyanakkor fontos, hogy a készletek értéke minél alacsonyabb legyen.
  

Az anyagbeszerzés történhet:

• Központi anyagbeszerzéssel

• Közbeszerzési szállítási szerzõdések